Il SIAS, Sistema informativo degli Archivi di Stato, sviluppato e coordinato dall'Istituto Centrale per gli Archivi, è stato progettato nel 2003 per l'esigenza di fornire uno strumento di descrizione archivistica informatizzata a quegli Archivi di Stato che non avevano partecipato al progetto "Anagrafe informatizzata degli archivi italiani" e che non erano dotati di propri sistemi informativi.
Fra il 2003 e il 2004, la prima versione del software, sviluppato dalla società Amanuense srl di Firenze, è stata per alcuni mesi oggetto di sperimentazione da parte degli Archivi di Stato della Liguria e della Sicilia. Successivamente il progetto è entrato in piena fase operativa, coinvolgendo complessivamente 94 Archivi di Stato e 29 Sezioni di Archivio di Stato.
Nel corso degli ultimi anni il sistema è stato mantenuto operativo con una serie di attività di conservazione tese a contrastare la progressiva obsolescenza delle sue principali componenti e ha continuato ad erogare i servizi agli Archivi di Stato e alle loro Sezioni e ad assicurare l'esportazione dei dati verso il Sistema Archivistico Nazionale, grazie a strumenti esterni.
Nel 2015, con l'aggravarsi dei problemi di obsolescenza del software, è stata realizzata la migrazione dell'intera banca dati in quella del SIUSA, il Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche. Successivamente è stata avviata l'attività di bonifica, revisione, correzione ed integrazione delle descrizioni archivistiche, condotta dai singoli Archivi di Stato anche grazie al supporto di collaboratori esterni.
Nel 2017 è stata realizzata una nuova interfaccia web, che permette di navigare ed effettuare ricerche sull'intera banca dati SIAS e garantisce, per ciascun Archivio di Stato, una interfaccia personalizzata di navigazione e ricerca, che può essere integrata nel sito web di istituto.
La migrazione dei dati e lo sviluppo dell'interfaccia web sono stati curati dal Gruppo del Centro Archivistico della Scuola Normale Superiore diretto da Umberto Parrini e costituito da Gianfranco di Tota e Mirko Delcaldo, nell'ambito degli accordi di ricerca stipulati tra l'ICAR e la SNS nel dicembre 2015 e nel novembre 2016.
Il SIAS, la cui struttura logica si basa sugli standard internazionali di descrizione archivistica, si compone di vari moduli che forniscono informazioni: sugli Archivi di Stato, le loro Sezioni e sedi, gli indirizzi e i contatti, gli orari di apertura e i servizi di consultazione per gli utenti;
- sul patrimonio documentario conservato;
- sulle istituzioni e gli enti, le persone, le famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, conservato e tramandato gli archivi descritti;
- sulla tipologia e caratteristiche degli strumenti di ricerca dei complessi archivistici;
- su altre entità di contesto quali i contesti storico-istituzionali, i profili istituzionali, gli ambiti territoriali.
L' Archivio di Stato di Ancona è stato tra i primi archivi in Italia ad essere in linea nel nuovo Sistema Informativo, fin dall'11 Aprile 2018. L'attività di bonifica, revisione, correzione ed integrazione delle descrizioni archivistiche è stata curata dalla dottoressa Pamela Galeazzi.
