Gli archivi sono istituti culturali che raccolgono, inventariano e conservano documenti originali di interesse storico e ne assicurano la consultazione per finalità di studio e di ricerca (Codice dei Beni Culturali Dlgs. 42/2004, art. 101, comma 2, lettera c).
L’Archivio di Stato di Ancona è uno dei cento Archivi di Stato che operano sul territorio nazionale, uno per ogni capoluogo di provincia, e che dipendono dal Ministero della cultura.
Questi istituti conservano gli archivi degli Stati italiani preunitari e i documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato unitario presenti nel territorio di competenza e relativi agli affari esauriti da oltre 30 anni. Le liste di leva e di estrazione sono invece versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono, mentre gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio (Codice dei Beni Culturali Dlgs. 42/2004, art. 41, comma 1).
Gli Archivi di Stato conservano inoltre tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo Stato abbia ricevuto in comodo d'uso, in deposito o in dono, ad esempio archivi privati di rilevante interesse storico.
Svolgono funzioni di tutela e valorizzazione della documentazione che conservano e ne assicurano la pubblica fruizione, curandone l’ordinamento, l’inventariazione e lo studio. Tutelano infine gli archivi correnti e di deposito dello Stato attraverso apposite Commissioni di Sorveglianza (Codice dei Beni Culturali Dlgs. 42/2004, art. 41, comma 5).
